Urlaubsplanung im Unternehmen

Online Urlaubsplanung für Unternehmen
Bei der Personalplanung im Büro gilt es, die Bedürfnisse der Angestellten mit den Anforderungen des Unternehmens zu verbinden. Dies wirkt sich neben der Arbeitsorganisation auf die Urlaubsplanung der einzelnen Mitarbeiter sowie des gesamten Teams aus. Im Internet stehen entsprechende Urlaubsplaner kostenlos zur Verfügung, die eine sorgfältige und faire Planung ermöglichen.

Der online Urlaubsplaner personal-planer.de verspricht eine übersichtliche und schnelle Planung der Ferientage. Dabei werden sowohl die Feiertage und Schulferien angezeigt als auch eine faire Verplanung der Brückentage ermöglicht. Dieser Planer bietet die Möglichkeit, eventuell festgelegte Regelungen in das System zu integrieren. Individuelle Abläufe wie Urlaubsantrag, Genehmigung usw. können direkt im System abgebildet werden. Somit wird den Mitarbeitern der Personalabteilung die Arbeit erleichtert, wenn sie die Ansprüche der Angestellten und des Unternehmens gleichermaßen berücksichtigen müssen. Das System von personal-planer.de unterstützt zudem die Rechtevergabe und den Workflow bei der Urlaubsplanung.

Als vergleichbarer Urlaubsplaner gilt das System von urlaub-verwalten.de, das die Verwaltung von Urlaub, Gleitzeit und weiteren Abwesenheiten vereinfacht. Mit dieser Urlaubsverwaltung wird die Planung von Fehlzeiten kostenlos durchgeführt. Diese papierlose online Planung sorgt für eine komfortable Organisation und Übersicht von Abwesenheiten und lässt sich auf die individuellen Anforderungen abstimmen.

Abhängig von der Größe des Unternehmens und der Organisation bzw. Hierarchie kann es sinnvoll sein, dass mehrere oder sogar alle Mitarbeiter Zugriff auf die Urlaubsdatenbank haben. Mit entsprechenden Zugriffsrechten können sie erkennen, wer zu welcher Zeit im Urlaub ist, und ihre Arbeit bzw. ihre eigene Ferienzeit darauf abstimmen. Weitere Zugriffsrechte erlauben Änderungen der Urlaubs- oder Gleitzeittage. Hier muss jedoch darauf geachtet werden, dass die jeweiligen Regelungen des Arbeitgebers nicht verletzt werden. Wenn ein Urlaub beantragt und genehmigt wurde, darf der Mitarbeiter seinen Urlaub nicht einfach wieder austragen. Daher sollte nur die Personalabteilung und ggf. die Geschäftsführung die Eintragungen im Urlaubsplaner ändern können. Der Zugang zur Urlaubsverwaltung soll den Angestellten nur dazu dienen, ihre eigene Planung danach auszurichten. Die Änderungen bleiben der Personalabteilung vorbehalten.

Wenn die Ferienzeit vor der Tür steht, ist es meistens zu spät, um den Urlaub zu beantragen. In der Hauptsaison möchten schließlich die meisten Arbeitnehmer Urlaub machen und haben diesen im Allgemeinen bereits ein halbes Jahr vorher beantragt. Daher sollte man seine Ferien frühzeitig planen, und zwar nicht nur hinsichtlich der Hotel- und Flugreservierung, sondern auch in Bezug auf Urlaubsantrag und Genehmigung.

Im Allgemeinen darf der Arbeitnehmer sich den gewünschten Urlaubszeitraum aussuchen. Laut Gesetz müssen seine Urlaubswünsche vorrangig berücksichtigt werden. Mit dem Urlaubsantrag teilt der Arbeitnehmer sozusagen dem Arbeitgeber mit, wann er seine Ferien plant bzw. abwesend sein wird. Falls der Urlaub tatsächlich aufgrund von Unterbesetzung oder Vertretungsplänen unmöglich sein sollte, kann der Arbeitgeber den Antrag ablehnen. Diese so genannten betrieblichen Belange müssen vom Arbeitgeber im Auge behalten werden, unter Berücksichtigung von sozialen Gesichtspunkten.

Mit einem übersichtlichen Urlaubsplan, auf den im besten Fall alle Arbeitnehmer Zugriff haben, lässt sich die Ferienzeit optimal planen. Mittlerweile stehen solche Urlaubsplaner auch online zur Verfügung, häufig kostenlos. Sie bieten eine einfache und übersichtliche Organisation der Abwesenheiten und Ferienzeiten. Abhängig von der Größe des Unternehmens kann ein solcher Ferienplaner die unterschiedlichen Abteilungen sowie Hierarchien innerhalb der Firma definieren. Die einzelnen Abteilungen werden extra aufgelistet, so dass die Abteilungsleiter jeweils ihren Bereich bearbeiten können. Bei den online Urlaubsplanern gibt es Systeme, die sofort mit Eintragung der Urlaubstage den Resturlaub ermitteln und dabei auch eventuellen Sonderurlaub berücksichtigen. Die Angestellten können somit auf einen Blick sehen, wie viel Urlaub ihnen noch zur Verfügung steht.

Viele online Ferienplaner bieten die Möglichkeit, die Schulferien sowie die Feiertage entsprechend des Bundeslandes anzuzeigen. Dies optimiert die Übersicht und vermeidet Probleme und unnötige Fragen, wenn die Mitarbeiter ihre Ferienzeit planen. Die Beantragung und folgende Eintragung des Urlaubs erfolgt nach Einsicht in den Urlaubsplan in Absprache mit der Abteilung. Bei Bedarf bzw. bei Engpässen werden Vertreter ernannt, so dass die Firma und ihre einzelnen Abteilungen auch in der Hochsaison nicht unterbesetzt sind.

Freeware Urlaubsplan aus dem Internet

Für eine sorgfältige Urlaubsorganisation bieten sich freeware Softwarelösungen an, die sich häufig kostenlos aus dem Internet herunterladen lassen. Damit haben Personalabteilungen und Vorgesetzte jederzeit einen direkten Zugriff sowie einen guten Überblick über die Abwesenheitszeiten und Urlaubstage ihrer Mitarbeiter. Ein solcher Urlaubsplan steht zumeist in einer Monatsansicht zur Verfügung, die bei Bedarf an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden kann. Je nach Variante des Planers werden die Urlaubstage und andere Fehlzeiten automatisch berechnet, wobei Feiertage, Wochenenden usw. ebenfalls berücksichtigt werden.

Als Ansichtsmöglichkeit lassen sich auch Mitarbeiterlisten darstellen, inklusive des verbleibenden Urlaubskontingentes. Dafür müssen die Namen der Mitarbeiter eingegeben werden sowie die Wochenarbeitstage. Anhand dieser Daten können die Urlaubs- und Kranktage kalkuliert werden, sodass beispielsweise ein genehmigter Urlaub nach der Eintragung zu der Berechnung der verbleibenden Urlaubstage führt. Abhängig von der Einrichtung des Urlaubsplaners können auch die Mitarbeiter die Abwesenheitszeiten einsehen und sich selbst einen Überblick verschaffen.

Bei der Monatsansicht im Urlaubsplan gibt es bei vielen freeware Varianten die Möglichkeit, den verschiedenen Arten der Abwesenheit spezielle Farben zuzuordnen. Farblich markierte Balkendiagramme zeigen auf einen Blick, wer an welchem Tag aus welchem Grund abwesend ist. Auf diese Weise lassen sich auch Dienstreisen oder andere Termine außer Haus darstellen. Bei einigen Urlaubsprogrammen können die nur locker geplanten Abwesenheitszeiten durch eine andere Farbgebung von den fest eingeplanten Urlaubszeiten unterschieden werden. Auf Wunsch lassen sich auch Feiertage und Schulferien farblich kennzeichnen bzw. hinterlegen.

Ein freeware Urlaubsplan ist somit das perfekte Instrument, um Abwesenheiten jeder Art übersichtlich und unmissverständlich zu visualisieren. Für die Vorgesetzten, Abteilungsleiter und die Angestellten der Personalabteilung ist ein hochwertiges und funktionales Urlaubsprogramm unverzichtbar. Sie erkennen sofort, ob es eventuell in einigen Bereichen zu einer Unterbesetzung kommt, was natürlich für die Genehmigung weiterer Urlaubstage eine wichtige Rolle spielt. Manchmal kann es notwendig sein, dass eine Vertretungskraft einspringt oder dass jemand seinen nur grob geplanten Urlaub verschiebt, damit keine Arbeit liegenbleibt.

Kostenlose Urlaubsplanung aus dem Internet

Jedes Jahr wieder treten bei der Urlaubsplanung die gleichen Probleme auf. Die Mitarbeiter in den Unternehmen möchten häufig im gleichen Zeitraum Ferien machen, der zumeist von den Schulferien bestimmt wird. Diejenigen, die Kinder haben, müssen sich natürlich nach den Schulzeiten richten, während die kinderlosen Arbeitnehmer auf andere Urlaubszeiten zurückgreifen müssen. Dieses ist jedoch nicht immer möglich, da die einzelnen Wünsche einander widersprechen. Um den Urlaub im Unternehmen möglichst gerecht zu gewähren, gibt es im Internet kostenlos entsprechende Programme. Diese zeigen nach Angabe des Bundeslandes auf einen Blick die Termine der Feiertage und Schulferien. Durch entsprechende Zugriffsmöglichkeiten für die Mitarbeiter können diese sehen, wer in welchem Zeitraum seinen Urlaub geplant hat. Abhängig von den Einstellungen des Urlaubsplaners haben die Mitarbeiter selbst die Möglichkeit, ihre Ferienzeit einzutragen, oder die Personalabteilung kümmert sich darum.

Bei der Genehmigung der Urlaubsanträge hat der Vorgesetzte oder die Personalabteilung ebenfalls Zugang zu den bereits existierenden Daten und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter. Entsprechend kann der Antrag auf Urlaub genehmigt werden oder muss abgelehnt werden. Eine Unterbesetzung sollte weder in kleinen noch in größeren Firmen entstehen, auch nicht in der Hauptferienzeit. Daher gilt es, die Urlaubsplanung auf den prognostizierten Arbeitsanfall abzustimmen. Um die Mitarbeiter nicht zu demotivieren, sollte der Vorgesetzte allerdings fair und gerecht sein, wenn es um die Gewährung von Urlaubstagen geht. Dies wird kostenlos und bequem durch die entsprechenden Programme ermöglicht, die im Internet zu finden sind. In kleinen und mittelständischen Unternehmen mit einer eindeutigen Hierarchie und mehreren Abteilungen ist eine genaue Planung besonders wichtig. Vor der Urlaubszeit müssen gegebenenfalls Vertreter engagiert werden, um die Abwesenheitszeiten der Urlauber zu kompensieren. Bei dringenden Projekten kann es eventuell nötig sein, dass ein verantwortlicher Mitarbeiter seinen Urlaub verschiebt oder ein anderer in das Thema eingearbeitet wird. All dies gibt es bei der Urlaubsplanung zu beachten. Kurzfristige Erkrankungen oder neue Arbeitsprojekte erfordern zudem noch eine hohe Flexibilität der Angestellten sowie der Abteilungsleiter. Die Urlaubsplanung ist oft ein kompliziertes Thema, kann jedoch durch Maßnahmen wie eine kostenlose Lösung aus dem Internet vereinfacht werden.

Freeware Urlaubsplanung

Die betriebliche Urlaubsplanung wurde früher per Hand mit einem unhandlichen, länglichen Faltblatt für sämtliche Monate und alle Arbeitnehmer durchgeführt. In der Hoffnung, die Übersicht über den Urlaub der Kollegen nicht zu verlieren, hing es dann an einer großen Magnettafel, um bei Bedarf manuell geändert und ergänzt zu werden.

Heute ist die Fluktuation der Mitarbeiter höher, die Arbeitsbereiche werden umstrukturiert, Tarifverträge ändern sich, Erziehungszeiten sind einzuplanen.

Um sicherzustellen, dass der Betrieb trotz Urlaub der Arbeitnehmer ohne Störung weiter gehen kann, ist eine Bedarfsplanung sinnvoll. Die zuständigen Urlaubsplanungsstellen im Unternehmen, die Personalabteilung sowie der Geschäftsführer, beziehen verschiedene Gesichtspunkte bei der Prüfung und vor Genehmigung des vom Arbeitnehmer beantragten Urlaubs mit ein. Betriebliche und persönliche Aspekte des Mitarbeiters sind zu berücksichtigen, wie schulpflichtige Kindern, Verteilung des betrieblichen Arbeitsanfalls, Vertretungspläne, eigene Betriebsferien wie auch der der Lieferanten und Kunden, geplante Projekt- sowie Teamarbeiten, individuelle Urlaubsansprüche der Arbeitnehmer oder Mutterschaftszeiten.

Da ein genehmigter Urlaub vom Arbeitgeber nur schwer widerrufen werden kann, ist es auch für kleine bis mittelständische Unternehmen sinnvoll, die Urlaubsplanung überschaubar mithilfe einer Software zu gestalten. Dabei muss der Betrieb keine großen Ausgaben tätigen. Eine einfache, übersichtliche Tabelle über Excel genügt, die sämtliche Erfordernisse des Unternehmens sowie alle möglichen planbaren und plötzlichen Fehlzeiten, wie Krankheiten, berücksichtigt.

Die Auswahl von Freeware-Urlaubsplanern im Internet ist groß. Beispielsweise die Webseite http://www.freeware.de/programme/urlaubsplanung/ bietet eine große Auswahl von nützlicher Freeware an. Dabei handelt es sich insbesondere um aufwändige Exceltabellen. Die jeweilige Software wird mit ihren Vor- sowie Nachteilen vorgestellt und oftmals auch von Nutzern beurteilt.

Häufig sind ebenfalls Urlaubsanträge integriert. Vorteilhaft ist bei dieser Freeware, wenn die unterschiedlichen Ferien- und Feiertage der deutschen Bundesländer berücksichtigt sind, die Arbeitnehmeranzahl nicht begrenzt wurde, mehrere Benutzer mit Berechtigungskontrolle individuellen Zugriff auf das Urlaubsplanungsmodul erhalten können und darüber hinaus die Übersichten flexibel gestaltbar sowie überschaubar sind. Zudem erleichtern zusätzliche, speziell wählbare Felder, wie für Krankheitszeiten, Bildungsurlaub, unbezahlten Urlaub oder abgefeierte Überstunden, die Planung der wichtigen Ressource Arbeitskraft in dem Unternehmen.